Nogriezt lieko. Ar LEAN metodēm augstskola top efektīvāka

Raitāki pakalpojumi studentiem, efektīvāka pieaicināto pasniedzēju novērtēšana un uzlabota augstskolas studiju procesa plānošanas sistēma – šī ir tikai daļa no ieguvumiem, ko Rīgas Stradiņa universitāte (RSU) gūs, liekot lietā LEAN vadības pieeju. LEAN ir Japānā radusies sistēma, kas nu jau izaugusi līdz starptautiski plaši pielietotam metožu un rīku kopumam organizācijas efektivitātes paaugstināšanai. Šīs sistēmas iedzīvināšana RSU aizsākta pērn, līdz ar Eiropas Sociālā fonda finansētā 8.2.3. speciālā atbalsta mērķa ietvaros realizēto projektu. Pa šo laiku jau 20 RSU struktūrvienību komandas izvērtējušas ikdienas procesus ar mērķi kāpināt savu produktivitāti.

Nevis darīt mazāk, bet izdarīt vairāk – tā būtu rezumējama LEAN vadības pieeja, kuru pēdējo septiņu mēnešu laikā tuvplānā apguvusi ne vien RSU Kvalitātes vadības un iekšējā audita daļa, kas atbild par LEAN aktivitāti projektā, bet arī akadēmiskās un administratīvās struktūrvienības un Studējošo pašpārvalde. Kopumā 28 RSU darbinieki divu dienu mācībās izzinājuši LEAN principus, lai ar to palīdzību paaugstinātu savu struktūrvienību produktivitāti. Tikmēr darba grupās jau konkrētus procesus līnojis 41 RSU darbinieks no Komunikācijas departamenta, IT departamenta, Finanšu departamenta, Iekšķīgo slimību katedra, Personāla departamenta, Studiju departamenta, Studentu servisa, Valodu centra un virknes citām struktūrvienībām.

“Tulkojumā no angļu valodas lean nozīmē liess, plāns, un tieši tāds arī ir mērķis – optimizēt laiku un citus resursus, ko tērējam noteiktās ikdienišķās darbībās,” stāsta Vija Feldmane, kas kopīgi ar citiem Kvalitātes vadības un iekšējā audita daļas kolēģiem īsteno šo projekta aktivitāti. Kā raitāk izsniegt studentam izziņu, kā iedzīvināt pieaicināto pasniedzēju novērtēšanas procesu, kas līdz šim bijis formālas dabas, kā efektīvāk sekot līdzi studentu apelācijas sūdzību apstrādes gaitai, kā uzlabot telpu plānošanas sistēmu? Ik katras darba grupas centrā bija konkrēts jautājums, kam tika meklēti uzlabojumi. “Ja LEAN organizācijā izdodas iedzīvoties, šī pieeja jau kļūst par korporatīvu dzīvesveidu, daļu no organizācijas kultūras, ka ikvienu savas darbdienas soli mēs izvērtējam, raugoties, kā iespējams mazināt laika, naudas vai cita veida zudumus,” norāda Vija.

Kvalitātes vadības un iekšējā audita daļas komanda stāsta – ja sākotnēji kolēģus nācās plaši  pierunāt uz iesaisti līnojamu procesu izvirzīšanā, tad jau dziļākā pavasarī šī projekta darbi sāka runāt paši par sevi un vēl citas struktūrvienības pieteica savu dalību. “No LEAN metožu ieviešanas RSU iegūst arī augstskolas iekšējā komunikācija – satiekas departamenti un nodaļas, kas bieži pie viena galda negadās, un dalās ar darbam būtisku informāciju,” uzsver Kvalitātes vadības un iekšējā audita daļas vadītāja Sanda Vjaksa. Tieši šāda veida darba grupā, pie viena galda pulcējoties kā finansistiem, tā Studentu servisa un citu jomu pārstāvjiem, pavasarī Komunikācijas departamenta mārketinga pārstāvjiem bija iespēja prezentēt un kopīgi izvērtēt jauno augstskolas suvenīru pārdošanas konceptu. “Suvenīru tirdzniecības konceptu augstskolas mārketinga komanda bija izstrādājusi jau iepriekš, taču LEAN darba grupā, tiekoties visiem iesaistītajiem, varējām vēlreiz caurskatīt ieceres un nogriezt lieko, lai šis projekts pēc iespējas ātrāk ieraudzītu dienasgaismu,” stāsta mārketinga projektu vadītāja Katrīna Bērziņa, kura cer, ka jau 2020. gada agrā pavasarī augstskolas centrālās ēkas vestibilā sliesies jaunais RSU izdoto grāmatu un suvenīru veikals.   

ES struktūrfondu finansētā projekta ietvaros RSU procesu līnošanu paredzēts finalizēt līdz šā gada nogalei.