Ērtāk, saprotamāk, loģiskāk: Studentu serviss veic izmaiņas RSU normatīvajos dokumentos un procesos
Rīgas Stradiņa universitāte (RSU) lepojas ne tikai ar labāko reputāciju, bet arī ar mērķtiecīgu virzību studentcentrētas universitātes virzienā. Jau vairākus gadus Studiju departamenta Studentu serviss pamazām optimizē, digitalizē un modernizē iekšējās e-sistēmas, procesus un normatīvos dokumentus, lai mazinātu birokrātiju un padarītu dokumentu apriti, kā arī citus procesus ātrus, ērtus un saprotamus.
Draudzīgāks process studentiem un reflektantiem
Pēdējo gadu laikā sakārtoti vairāki studiju procesi un normatīvie regulējumi, izveidojot studējošajiem ērti lietojamus e-pakalpojumus, kā arī pārskatot un optimizējot iekšējos RSU studiju procesus un mazinot birokrātiskās darbības. Viens no soļiem birokrātijas mazināšanā ir izmaiņu veikšana normatīvajos dokumentos, kas regulē studiju procesu. “Pašlaik finiša taisnē ir darbs pie kārtējā no tiem. Gribējām izveidot lasītājam draudzīgāku dokumentu,” par izmaiņām Noteikumos par studiju rezultātu ieskaitīšanu un studiju uzsākšanu vēlākos studiju posmos stāsta Studentu servisa projektu vadītāja Ilze Astašova. “Bieži vien, lai veiktu studiju kursu salīdzināšanu un ieskaitīšanu, studējošajiem vajadzēja veikt, mūsuprāt, liekas darbības, piemēram, iesniegt RSU Atvērtās universitātes izdotu sertifikātu. Informācija par Atvērtajā universitātē apgūtiem studiju kursiem ir pieejama RSU elektroniskajās sistēmās, un Studentu servisa speciālisti, kuri pieņem un apstrādā studējošo iesniegumus, to redz un var datus pārbaudīt. Prasīt papildu dokumentus šajā gadījumā ir lieki. Jaunajā noteikumu redakcijā šādas prasības vairs nav.”
Ir mainīta noteikumu struktūra, izveidotas nodaļas katrai mērķauditorijai – studējošajiem, vietējiem un ārvalstu reflektantiem, kā arī citām grupām. Ir precizēta terminoloģija, atbildīgās struktūrvienības un amati. Ņemta vērā līdzšinējā praktiskā pieredze un precīzāk aprakstīti rīcības modeļi, kā arī samazināts birokrātiskais slogs, izvairoties no liekām darbībām.
Uzlabotie noteikumi būs saprotamāki gan vietējiem, gan ārvalstu reflektantiem un studējošajiem. I. Astašova uzsver, ka situācijas, ar kurām saskaras reflektanti un studējošie, ir ļoti dažādas. Tāpēc ir svarīgi precīzi un skaidri aprakstīt noteikumus, sagrupēt tos, lai ikviens interesents var ātri atrast vajadzīgo regulējumu un nav nepieciešams “burties cauri” visam dokumentam.
Studentu serviss turpinās veikt arī citus uzlabojumus, lai mazinātu birokrātiju un padarītu ērtāku normatīvo dokumentu lietošanu.
Digitalizācija: ātrums, ērtums, datu integritāte
Gadu gaitā darbs arvien vairāk notiek e-vidē. Ciešā sadarbībā ar Informācijas tehnoloģiju departamenta kolēģiem nemitīgi tiek uzlabota un pilnveidota kopš 2009. gada RSU izveidotā Studējošo informācijas sistēma (SIS), kā arī ieviestas jaunas sistēmas un digitālie risinājumi, ņemot vērā gan studējošo, gan darbinieku vajadzības un priekšlikumus. Studentu serviss atkarībā no vajadzības tagad ikdienā strādā vismaz ar piecām sešām sistēmām paralēli – SIS, e-pakalpojumiem, JIRA, DVS, Akadēmisko portālu utt. Tās visas ir saistītas savā starpā un nodrošina datu sinhronizāciju,” stāsta I. Astašova. Arī studējošajiem vēlamies nodrošināt pēc iespējas ērtāku saziņu ar mums, kā arī atvieglot dažādu ar studiju procesa nodrošinātu darbību ērtu lietošanu. Piemēram, RSU visi e-pakalpojumi studējošajiem ir personalizēti. Tas ļauj droši, ātri un vienkārši elektroniski pieteikties pakalpojumiem, risināt ar studiju procesu saistītus jautājumus (pieteikties izvēles studiju kursiem, iesniegt studiju noslēguma darbu), rakstīt iesniegumus.
“Digitalizācija, ātrums, ērtums, datu drošība – šie ir atslēgas vārdi mūsdienīgai dokumentu apritei RSU.
Tas atvieglo dzīvi ne tikai studentiem un reflektantiem, bet arī RSU personālam. Aizvien vairāk dokumentu ir elektroniskā formātā, dokumenti papīra formātā ir samazināti līdz minimumam.
Daži piemēri veicamo darbu optimizācijā: studējošo kontaktpersonām vairs nav jāpārvada sistēmās papīra formāta rīkojumi, diplomu pielikumu sagatavošanas laiks samazinājies, pateicoties iespējai tos sagatavot no sistēmā pieejamiem datiem. Ja trīs stundu darbu var izdarīt piecās minūtēs, tad tas ir iespaidīgi. Tas ir tikai mazumiņš no visa, kas ieviests. Turklāt elektroniski organizētie procesi arī sakārto tā sauktās pelēkās zonas, kur ir kādas neizdarības vai cilvēciskās kļūdas.”
Aktivitāte tiek īstenota projektā Pārvaldības procesu pilnveide un studiju programmu satura modernizācija Rīgas Stradiņa universitātē (Nr. 8.2.3.0/18/A/011).
