“Gada struktūrvienība 2019” – Studentu serviss

Studentu serviss šogad Akadēmiskajā ballē saņēma Rīgas Stradiņa universitātes (RSU) balvu nominācijā Gada struktūrvienība 2019. “Ļoti priecājamies, jūtamies pagodināti un novērtēti, jo visu pagājušo gadu cītīgi strādājām,” atzīst Studentu servisa direktore Indra Treija. “Saņemot balvu, viens no “paldies” bija kolēģiem, jo mūsu darbs nav iedomājams bez sadarbības ar citām struktūrvienībām – fakultātēm un katedrām, IT departamentu, mārketinga kolēģiem, Studiju departamentu, lietvedību, Juridisko daļu.”

Studentu servisā ir 10 darbinieku – tas ir ne tikai spēcīgs profesionāls, bet arī draudzīgs kolektīvs, kas brīvajā laikā mēdz kopā iet uz teātri, doties sportiskos izbraukumos vai kopīgi uzēst picas.

“Studentu serviss ir vieta, kur studenti nāk saņemt viņiem nepieciešamos pakalpojumu, nereti studentu jautājumu risināšanā iesaistām arī citu struktūrvienību kolēģus. Mums visi studenti ir līdzvērtīgi, gan vietējie, gan ārzemnieki un visiem cenšamies palīdzēt,” stāsta I. Treija.

Studentu serviss tika izveidots tikai 2011. gadā. Kāpēc bija nepieciešamība veidot šādu struktūrvienību?

Pirms 2011. gada mūsu augstskolā bija atsevišķas struktūrvienības, kas apkalpoja studentus – uzņemšanas komisija, studiju informācijas speciālisti, tāpat arī Vienas pieturas aģentūra toreizējā Mācību departamentā, kas izsniedza izziņas un apliecības. Par katru no šiem jautājumiem bija jāmeklē atsevišķs speciālists un tas bija ļoti apgrūtinoši un laikietilpīgi studentiem. Studentu serviss tika veidots ar mērķi, lai students var saņemt maksimāli daudz pakalpojumus vienā vietā – tā pārziņā tagad ir visas iepriekšminētās funkcijas.

Vadot Studentu servisu, ļoti noder mana iepriekšējā pieredze: RSU sāku strādāt 2003. gadā, sākumā kā studiju informācijas speciālists, pēc tam Sabiedrisko attiecību nodaļā, kur pienākumi bija jau plašāki – gan izstādes Skola un citu pasākumu organizēšana, gan bukleta izveide. Pēc tam biju Mārketinga nodaļā un Uzņemšanas komisijā.

Kā mainījies Studentu serviss pēdējā laikā un kas ir uzlabots nodaļas darbā?

Pagājušā gadā mums bija īpašs izaicinājums – jauna uzņemšanas sistēma, ar ko sekmīgi tikām galā. Jaunā sistēma ir veidota tā, lai topošajam studentam būtu viegli un ērti aizpildīt visu prasīto informāciju, lai aizpildāmie lauki ir nepārprotami un pārskatāmi. Ir ieviesta arī iespēja maksāt reflektanta nodevu internetbankā, lai nav fiziski jāiet uz banku. Šogad reflektanti arī varēs nofotografēties, apstiprinot pieteikumu, līdz ar to pie līguma slēgšanas nevajadzēs stāvēt rindā.

Lai tā būtu patiešām elektroniska uzņemšana, ir plānots tuvāko trīs līdz piecu gadu laikā mūsu sistēmu pieslēgt Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldes datu bāzei, centralizēto eksāmenu vērtējumu datu bāzei un izglītības dokumentu reģistram, kā arī ieviest elektronisku studiju līgumu slēgšanu.

Šogad uzņemšanā kopā ar mārketinga kolēģiem turpināsim pērn veiksmīgi iesākto Uzņemšanas nakti, kā arī būs jauninājums – izbraukuma uzņemšana uz Liepāju un Daugavpili.

Esam daudz strādājuši, lai optimizētu studentu iesniegumu apriti, izmantojot DVS (dokumentu vadības sistēmu). Esam spēruši arī nākamo soli – IT jau strādā, lai studenti varētu iesniegt savus iesniegumus no studējošā portāla. Tas ļoti atvieglos studentu ikdienu, jo viņiem nebūs fiziski jānāk pie mums, savukārt mēs varēsim izsekot iesniegumu virzībai.

Lai taupītu studentu laiku, studējošajiem tagad ir arī iespēja attālināti ieņemt rindu, izmantojot In Out aplikāciju.

Nākamajā semestrī gaidīsim studentus izremontētās telpās, kas būs daudz labāk piemērotas mūsu funkcijām, piemēram, studenti varēs ērti un netraucēti uzrakstīt iesniegumus vai konfidenciāli parunāt par savām problēmām.

Ko Studentu servisa darbinieki atzīst par lielāko izaicinājumu savā darbā?

Mūsu darbs ir ļoti interesants – lai ka mēs izplānotu dienu, nekad nevar zināt, ar kādu jautājumu atnāks students. Tas ir arī pozitīvi, jo neļauj ieslīgt rutīnā.

Studenti pie mums nāk ar dažādiem jautājumiem – redzam gan viņu priekus, gan bēdas. Te var arī uzrakstīt sūdzības, apelācijas, un mēs palīdzam viņiem to pareizi izdarīt. Ir jābūt lielam diplomātam un psihologam, lai šādā studentam grūtā brīdī palīdzētu konstruktīvi risināt problēmu.

Viens no izaicinājumiem ir arī uz jautājumu, ko dzirdi jau vismaz 23. reizi, spēt atbildēt tā, it kā to dzirdi tikai pirmo reizi. Tas ir svarīgi it sevišķi semestra sākumā, runājot ar pirmkursniekiem.

Mūsu darba režīms specifisks - darbs visa gada garumā nav vienmērīgs, ļoti saspringts laiks ir semestru sākums un beigas, kā arī uzņemšana. No maija līdz oktobrim, kā arī no janvāra līdz martam ir ļoti daudz darba, un tikai pārējos mēnešos varam doties atvaļinājumos.

Par ko ir bijis vislielākais gandarījums?

Vislielākais prieks ir tad, ja studenti ir apmierināti un pasaka labus vārdus par mūsu darbus. Nekas nav labāks par apmierinātu un priecīgu studentu! Katru semestri aptaujājam studentus, lai iegūtu atgriezenisko saiti, un pēc tās varam spriest, ko vēl varam uzlabot.

Ir patīkami, ja studenti novērtē Studentu servisa darba ātrumu un kvalitāti, piemēram, pēc tam, kad, Vācijas studenti savā dzimtenē ierasto pāris nedēļu laikā pie mums saņem izziņu divu minūšu laikā, viņi sajūsmā par mūsu darba ātrumu.

Studenti par Studentu servisu