Dāvis Siksnāns: Veselīgi ieradumi produktivitātes veicināšanai
Mēs dzīvojam pasaulē, kur telefons ik mirkli ir rokas stiepiena attālumā, bet e-pasta atbildes kavēšanās ilgāk par stundu ir uzskatāma teju par noziegumu. Šajā vāveres ritenī, kur īsākā laikā jāiespēj vairāk, būtiski ir atcerēties, ka lielāka rosība ne vienmēr noved pie auglīgāka iznākuma. Par to, kā nejaukt produktivitāti ar vienkārši aktivitāti un kādus veselīgus ieradumus būtu vērts ieviest ikvienam, kurš vēlas darīt vairāk, sevi "neizdzenot", ar Rīgas Stradiņa universitātes (RSU) studentiem vieslekcijā runāja Printful līdzdibinātājs un izpilddirektors Dāvis Siksnāns.
Lai veselīgā veidā kāpinātu produktivitāti, Dāvis smēlies iedvesmu Deivida Alena (David Allen) dižpārdoklī Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (izdota arī latviski – Mērķa sasniegšana: māksla panākt produktivitāti bez stresa), kā arī Seta Godina (Seth Godin) grāmatā Rework: Change the Way You Work Forever. Ar RSU auditoriju Dāvis dalījās D. Alena un S. Godina idejās, kuras aprobējis un lieto savā ikdienā.
Pirmais produktivitātes priekšnoteikums ir spēja atbrīvoties no jucekļa galvā. Tas nozīmē, ka visi darāmo darbu saraksti, tikšanās, sapulces un projekti ir "jāielādē" vienotā sistēmā. Jūs varat izvēlēties tīkamāko papīra formāta vai digitālo risinājumu – aplikāciju, pierakstu blociņu vai pat failu sistēmu. Būtiskākais – lai viss ir labi pārskatāms un lai liekais tiktu regulāri izdzēsts. Dāvis savu digitālo krātuvi pārskata ap 50 reizēm dienā.
Printful komanda iecienījusi tā saucamo 'inbox zero' konceptu, saskaņā ar kuru visa ienākošā informācija pēc iespējas raitāk ir jāapstrādā. Ja uzdevums, kuru saņemat, neietilpst jūsu pienākumos, tas jādeleģē kolēģiem. Taču, ja e-pastā lūgtais ir izdarāms divu minūšu laikā, to nevajadzētu atlikt, bet raiti paveikt. Savukārt lielāki vai nesteidzami uzdevumi ir jāiekļauj darbu sarakstā, sekojot līdzi to izpildei. Lai izvairītos no pārblīvēta e-pasta, Dāvis ir atrakstījies no visām vēstkopām, kuras viņš nav atvēris trīs reizes pēc kārtas.
Tas pats attiecināms uz darāmo darbu sarakstu, kas jāpārskata un regulāri jāatjaunina. Būtiski apzināties, ka garš saraksts mēdz pārklāties ar putekļu kārtu, tādējādi apjomīgāki uzdevumi jāsaplāno soli pa solim. Piemēram, uzdevums "jāiegādājas jaunas ziemas riepas" jāsadala pa soļiem, piemēram, "jāsalīdzina cenas", "jāveic pirkums", "jāsazinās ar autoservisu" utt. Tādējādi spēsiet sekot līdzi progresam, kas savukārt motivēs turpmākai rīcībai. Vēl viens paņēmiens motivācijas veicināšanai ir atteikšanās atsevišķi izdalīt uzdevumus ar augstu prioritāti. Ja darāmo lietu sarakstā ir iekļauti desmitiem uzdevumu, kas atzīmēti ar sarkano karodziņu, tas jūs demotivēs. Tā vietā svarīgākajam darbam atvēliet saraksta augšgalu un regulāri atjauniniet šo sarakstu. Tādējādi vienlaikus jums būs tikai viens steidzams un svarīgs uzdevums.
Regulāra uzmanības novēršana un iesāktā pārtraukšana gremdē produktivitāti. Ja pēc dabas esat cīrulis, tad svarīgākajiem darbiem rezervējiet rīta cēlienu, lai jūsu dienas produktīvākā daļa netiktu aizvadīta, piedaloties sapulcēs, atbildot uz e-pastiem, telefona zvaniem un saņemot aplikāciju paziņojumus. Tam Dāvis atvēl aptuveni 25 % no darba laika – šajā brīdī viņš izvairās no jebkādiem traucēkļiem un koncentrējas uz būtiskākajiem uzdevumiem, kas nav paveicami bez fokusēšanās. Tas Dāvim ikdienas kņadā palīdz saredzēt kopainu. Pretējā gadījumā jums draud ieslīgšana tā saucamajā varoņa režīmā (hero mode), kad daudz laika tiek veltīts neproduktīvam darbam. Nav nepieciešams kļūt par varoni savā darbavietā. Ja uzdevums aizņem vairāk laika, nekā plānots, būtiski ir aizdomāties, vai galarezultāts ir tā vērts. Cerams, ka tas jūs mierinās un atgādinās par galveno – maksimāla efektivitāte, kas sasniedzama ar minimālu piepūli.
Tiecoties pēc sava maksimālā potenciāla iedarbināšanas, liela nozīme ir arī uzturam un (maz)kustīgumam. Dāvis aicina uzņemt sabalansētu uzturu, kā arī pietiekami daudz laika veltīt miegam un sportiskām aktivitātēm. Eksāmeni un vērienīgi projekti tikai izņēmuma kārtā un uz neilgu brīdi drīkstētu novirzīt jūs no veselīgu ieradumu ievērošanas. Ja nepietiekams miegs vai neveselīgs uzturs būs daļa no jūsu ikdienas ilgtermiņā, tas krietni mazinās produktivitāti, motivāciju un radošumu, nemaz nerunājot par izpratnes un pacietības sarukumu. S. Godins apgalvo, ka radošums ir būtisks aspekts, kas atšķir produktīvos no neproduktīvajiem. Liekot lietā radošo domāšanu, finiša taisni var sasniegt veiklāk un ātrāk par pārējiem. Ja esat miega badā, šīs spējas ir ierobežotas.
Un, protams, ikvienam gadās dienas, kad trūkst motivācijas un kad par spīti pūlēm nekas nenotiek, kā iecerēts. Nešaustiet sevi un šajās dienās ieplānojiet vieglāk paveicamus uzdevumus, līdz darbs ieies ierastajās sliedēs.
Iespējams, ka šie padomi tikai lieku reizi atgādināja jau zināmo, kas noteiktā mērā jau ir daļa no jūsu ikdienas. Tomēr, kā norāda Dāvis, sistemātiski un regulāri sekojot šiem padomiem, spēsiet strādāt veiklāk, izvairoties no lieka stresa. Kā noslēgumā atzīmē Dāvis: "Būtiskākais ir sistemātiskums. Laika un darba plānošanas rīki strādā tikai tad, ja tiek izmantoti sistemātiski."
